CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO
En Auditoria se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas
aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por
él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis,
comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el
Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de
información examinado.
Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los
registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que
proporciona el Auditor
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio
Auditor, y se denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o
por terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas,
confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de
comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de
evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.
El
cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la "obtención de
evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los papeles de
trabajo del Auditor.
DEFINICIÓN
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente
que contienen los datos e información obtenidos
por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas
y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite
al suscribir su informe.
El objetivo general
de los papeles de trabajo es
ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de
acuerdo a las normas de
auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden
a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria,
un registro de
las evidencias acumuladas
y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de
informe de auditoria, y una base de análisis para
los supervisores y socios.
La clasificación de los papeles de
trabajo es la siguiente:
·
Archivo de referencia permanente
·
Legajo de Auditoria
Los papeles de trabajo que sustentan el
resultado de la auditoria
Todas las asociaciones de contadores
públicos establecen un método propio
para preparar, diseñar, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el
auditor principiante adopta le método de su despacho. Los conceptos generales
comunes a todos los papeles de trabajo son:
ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como
objetivo reunir os datos de naturaleza histórica
o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan
una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo
de un año a otro. Más adelante estudiaremos más acerca del archivo permanente.
ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos
los documentos de
trabajo aplicables al año que se está auditando. Los tipos de información que
se incluyen en el archivo presente son: programas de
auditoria, información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos de
ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo.
La preparación adecuada de las cédulas
acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados
encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la
auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y
el diseño adecuado
de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de
los objetivos involucrados
los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:
·
Cada papel de trabajo debe de estar
identificado con información tal como nombre del cliente,
periodo cubierto, descripción del
contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de
índice.
·
Los papeles de trabajo están
catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organización.
·
Cada papel de trabajo incluye
suficiente información para cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.
·
Las conclusiones a las que se llegaron
sobre el segmento de auditoria que se esta considerando también se expresan en
forma clara.
Los papeles de trabajo preparados
durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale
auditor, son propiedad del
auditor. La única vez en que otra persona,
incluyendo el cliente, tienen derechos legales
de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia
legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las
oficinas del despacho de contadores para referencia futura.
De la misma manera que los libros, registros y
documentos de la contabilidad respaldan
y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas,
así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el
contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados
financieros.
Cuando una empresa da
a conocer el resultado de sus operaciones,
siempre lo hace a través de los estados financieros que
ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.
El dictamen del auditor debe ser
suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna
información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria
profesional excepto con el consentimiento del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera
objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve
obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena
fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.
Para realizar un trabajo de auditoria,
ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador
publico, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen
las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la
extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las
actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración,
de loscontratos celebrados,
etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los
procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás
constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto
debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.
Estos documentos constituyen la base y
la evidencia para el dictamen o el informe final.
Una definición de cédulas de auditoria
podría ser:
Cedula de Auditoria: Es el documento o
papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro,
área u operación sujeto a su examen.
CLASIFICACIÓN
Las cédulas de auditoria se pueden
considerar de dos tipos:
·
Tradicionales.
·
Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas
básicas, son aquellas cuya nomenclatura es
estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se
encuentran las:
·
Cedulas sumarias.- Que
son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una
cuenta, rubro, área u operación
· Cedulas analíticas.- En
ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por
cobrar a clientes informará,
por grupos homogéneos,
los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas
mayoreo, clientes gobierno,
así como el saldo total de cada grupo.
Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en
ellas como está conformado el saldo de cada grupo.
Las cedulas eventuales no obedecen a
ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a
criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de
trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones,
confirmaciones, cartas de
salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de
tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas
que pudieran presentarse.
Los asientos de reclasificación deben
ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden
a la debida presentación de estados financieros de la agrupación correcta de
cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén
debidamente registradas.
Para determinar el asiento de
reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida
composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida
de obligaciones en
circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas
deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este
caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de
obligaciones en circulación.
El auditor deberá resumir estos
asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante
una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos;
porque su trabajo no es hacer la contabilidad.
Para facilitar la identificación, los
asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados.
Cuando el auditor descubre errores
importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados
financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en
cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para
reflejar el valor de
realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la
auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobado por el
cliente porque la administración tiene
la responsabilidad principal
por la presentación razonable de los estados financieros.
Sólo los asientos que afecten en forma
relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser
hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que
tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que
se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se
ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es
común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido
registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto
acumulativo.
Como su nombre lo indica en el archivo
permanente debe conservarse información de interés continuo que se extiende más
allá de cualquier periodo de auditoria en particular.
En la parte introductoria de este
archivo se debe incorporar una cédula que hará las veces de índice o contenido
que indicará las distintas secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se
acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha de recopilación. Por lo
tanto resulta indispensable planear adecuadamente la información que debe
contener este archivo; previendo así su crecimiento.
Es importante que al término del
trabajo de auditoria se haga una revisión final de la información que contiene
el archivo permanente, para cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor)
se considere conveniente mantener.
Los archivos permanentes tienen como
objetivo reunir los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la
presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de
información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año al otro.
Los archivos permanentes incluyen lo siguiente:
·
Resúmenes o copias de documentos de la
compañía que son de importancia continua como el acta constitutiva, los
estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y
los contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los arrendamientos,
las opciones de acciones,
etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el auditor durante
tantos años como está en vigor.
·
Obligaciones fiscales y legales a que
se encuentra sujeta la entidad..
·
Copia o extracto de los principales
contratos con los que esta obligada la entidad.
·
Análisis de años anteriores de cuentas
tales como deudas a largo plazo, cuentas del capital de
accionistas, crédito mercantil
y activos fijos.
Al tener esta información en archivos permanentes el auditor la concentra
analizando sólo cambios del balance del presente año mientras conserva para un
estudio posterior los resultados de las auditorias de años anteriores en forma
accesible.
·
Evolución de las cuentas de activos capitalizables
y su correspondiente depreciación y/o amortización.
·
Información relacionada con el conocimiento de
la estructura de
control interno y la evaluación del riesgo de
control. Incluye organigramas, flujogramas,
cuestionarios y otra información de control interno,
incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema.
·
Los resultados de los procedimientos
analíticos de auditorias de años anteriores. Entre estos datos están razones y
porcentajes calculados por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para
cuentas seleccionadas. Esta información es útil pues ayuda al auditor a decidir
si existen cambios inusuales en los saldos en cuenta del presente año que
deberían investigarse con mayor amplitud.
·
Sistemas de operación en uso, como es
el caso de sistemas de
contabilidad general y del sistema de contabilidad de costos (incluyendo
en ambos, catálogo de cuentas, guía contabilizadora e instructivo de
contabilización).
Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado
para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios
que afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores
(normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que
los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el
auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes
como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.
Deben ejecutarse para determinar si los
errores monetarios han ocurrido realmente.
En resumen ayudarán a comprobar si la
información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o revisando los
documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.
Una vez valorados los resultados
de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con
los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los
resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde
se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y
en su caso, sugerirá la posible solución.
Esta será la técnica a utilizar
para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en
su desarrollo como
durante la explotación.
Las pruebas de cumplimiento representan
procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control
interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le
describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia.
Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar
operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener
confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están
relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:
·
La frecuencia con que
los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir
las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben
estar cumpliéndose consistentemente.
·
La calidad con que se
ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben
ejecutar en forma apropiada. La calidad de
su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido
para tomar ciertas decisiones.
·
La persona que ejecuta
el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe
ser independiente de funciones incompatibles
para que el control sea efectivo.
Con los avances de la tecnología ,
es necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos que utilice su
cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es necesario que el
auditor sea experto en la programación,
pero si que conozca los programas de contabilidad que utiliza el cliente.
COMPLEJIDAD TÉCNICA
Los sistemas PED se definen por su
complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una organización. Una
mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en comparación con
la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como
complejo.
GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el
auditor podría servirse de los equipos electrónicos
a. Pera
obtener estados, relaciones, análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar como
cédulas cuyo contenido facilite la verificación de ciertas partidas.
Como medio para comprobar el
funcionamiento del control interno, en caso que se trate de una auditoria
operacional..
El grado en que el PED se utiliza en un
sistema también esta relacionado con la complejidad. Por lo general, cuando más
funciones de negocios y
contabilidad se realizan mediante computadora,
el sistema tiene que irse haciendo más complejo para acomodar las necesidades
de procesamiento. Una forma en que un sistema puede hacerse más complejo es
incrementando el número de ciclos de transacciones que se basan en la
computadora.
La complejidad también se incrementa a
medida que se incrementa el número de funciones basadas en computadora en un
ciclo dado.
EFECTO DEL PED SOBRE LAS ORGANIZACIONES
El PED tiene varios efectos importantes
sobre las organizaciones.
El más importante desde la perspectiva de la auditoria se relaciona con los
cambios organizacionales, la visibilidad de la información y el potencial de
comisión de errores.
El cambio organizacional
se refiere a las instalaciones, el personal,
la centralización de
datos y separación de responsabilidades y a los métodos de
autorización de las organizaciones que usan el PED, estos cambios dependerán de
la complejidad del mismo.
En sistemas no complejos del PED, con
frecuencia existen documentos fuentes en
apoyo de cada transacción, y la mayor parte de los resultados de procesamiento
se imprimen. De manera que las entradas, salidas y también en gran parte del
procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED. Con mayores
volúmenes de datos y más complejidad la visibilidad de los datos de entrada, la
visibilidad del procesamiento y la visibilidad del rastro de la transacción ya
no será posible.
Otros factores que incrementan la probabilidad de
cometer errores importantes en los estados financieros son: reducción de la
participación humana, la uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado
y la perdida de datos. Estos factores son de importancia para el auditor.
Un comité de auditoria es un grupo de
individuos que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o es de su
interés, con el propósito de recibir, analizar, discutir y llegar a acuerdos o
conclusiones relacionados con el objetivo para el que fue creado el comité. Se
debe despersonalizar la jerarquía de sus integrantes para evitar imposiciones
por autoridad,
sus integrantes deben considerarse en un mismo nivel jerárquico, lo cual nos
lleva a la necesidad de un alto grado de madurez profesional y administrativa
de sus componentes.
El objetivo estará delineado por el
tipo y el fin de la organización, sin embargo puede entenderse que el fin de un
CA será "Coordinar los esfuerzos de auditoria de una organización bajo un
esquema que dicten políticas y
lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los objetivos de auditoria
externa"
Periodo durante el cual se someten a
auditoria todas las actividades de un centro determinado.
Un enfoque de auditoria efectivo en las
revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se
requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de
la auditoria
integral es el de los ciclos de auditoria:
Este enfoque se relaciona con la
auditoria de los controles de las transacciones económicas que originan los
estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para
efectuar la auditoria mediante una revisión más analítica y profunda del
control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones
características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere
como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como
pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos aplicables en general a la mayoría de los negocios:
2. Ciclo
de compras.
Se refiere a la adquisición de activos de capital, mano de obra, servicios
y materiales a
cambio de efectivo.
3. Ciclo
de nómina o
personal. Se relaciona con las erogaciones y transacciones de los recursos humanos.
4. Ciclo
de tesorería. Comprende el manejo de los fondos de la empresa;
comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la distribución del
efectivo en las operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de
éste a los inversionistas y acreedores.
5. Ciclo
de producción.
Consiste en la transformación de los activos adquiridos en bienes y servicios
para la venta.
6. Ciclo
de información financiera. Comprende la preparación de estados financieros que
resumen el resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un
período determinado.
·
Costos Identificados
·
Precio Promedio (PP)
·
Primeras Entradas, Primeras Salidas o
(PEPS)
·
Ultimas Entradas, Primeras Salidas o
(UEPS)
·
Método Detallista.
MÉTODO COSTOS IDENTIFICADOS
Este método puede arrojar los importes mas
exactos debido a que ls unidades en existencia si pueden identificarse como
pertenecientes a determinadas adquisiciones.
PRECIO PROMEDIO
En este método es necesario determinar
el costo al
que se va a dar salida a la mercancía del almacén de
la siguiente manera: debe dividirse el saldo que se tenga entre el numero de
artículos existentes en el almacén después de cada compre realizada.
PEPS
Este método se basa en el supuesto de
que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la
producción son los primeros en salir de el, a su costo de adquisición.
UEPS
Este método parte de la suposición de
que las ultimas entradas en el almacén o al proceso de
producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.
DETALLISTA
Con la aplicación de este método el
importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de
venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta,
así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos.
MÉTODOS DE LA DEPRECIACIÓN
LÍNEA RECTA
Este método trata de distribuir durante
la vida de servicio,
cantidades tan aproximadas como sea posible al costo de un activo o grupo de
activos menos lo que se pueda prever por valor de desecho. Este es el método
más usado por los contadores.
UNIDADES PRODUCIDAS
Este método es similar al de línea
recta solo difiere en que reparte la depreciación en base a las unidades que se
producirán cada año, este método es recomendable para activos que se encuentren
en departamentos de producción, como la maquinaria y el equipo se transporte interno.
MÉTODO DE CARGOS DECRECIENTES (
DEPRECIACIÓN ACELERADA)
En este método los cargos por
depreciación son mayores durante los primeros años de vida de una activo fijo
nuevos que en los últimos años. Conforme a este método de depreciación, se
aplicará un porcentaje constante sobre el valor en libros o valor por depreciar
del activo. Dado que el valor en libros disminuye en cada año, los cargos por
depreciación son elevados al principio y luego se hacen cada vez menores.
Generalmente los activos fijos nuevos son capaces de producir mayores ingresos
que las unidades viejas, se logra recaer la depreciación en los primeros períodos
cuando el activo rinde su máxima utilidad económica.
MÉTODO DE LA SUMA DE AÑOS DE DÍGITOS
Este método pretende que los cargos por
depreciación en los primeros años de vida del activo fijo sean suficientemente
grandes. La depreciación para cada uno de los años representará una fracción
del valor despreciable. El denominador de la fracción se obtiene numerando los
años de vida útil y sumándolos. El numerador para el primer año será igual a la
vida útil estimada.
ARCHIVOS DE AUDITORIA
Es un conjunto de documentos importantes que reúne el auditor y que han sido elaborados por la Comisión de Auditoría durante el examen.
TIPOS DE ARCHIVO
Archivo permanenteEl archivo permanente de auditoría contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesariapara el conocimiento de la entidad auditada.
Archivo corriente
El archivo corriente de papeles de trabajo contiene toda la información recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: laspruebas, los análisis, gráficos de variaciones, muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto y aplicándoles un sistema técnico de organización y referenciación seconstituyen en la evidencia del examen de una unidad auditable.
Se divide en:
Archivo de planeamiento.
Archivo de ejecución de la auditoría financiera.
Archivo de gestión del examen especial.
Archivo decomunicación de hallazgos.
Archivo resumen.
Archivo de correspondencia remitida y recibida.
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